O ICEI – Instituto de Cooperação Económica Internacional, está a recrutar um (1) Oficial de Procurement (m/f) para Quelimane.
Localização: Quelimane (Assistindo Maputo).
Área: Administração
Duração do Contrato: 13 meses, com possibilidade de renovação mediante avaliação de desempenho.
Objectivo Geral
- O(A) Oficial de Procurement terá como função apoiar na implementação do plano de actividades dos projectos a nível nacional (Quelimane e Maputo), na provisão do suporte à aquisição /contratação de bens e serviços, bem como na componente de organização da documentação relacionada com todos os processos de aquisições, assegurando deste modo uma actuação eficiente e registo atempado de todos os processos de aquisições, e contratação de serviços, relativos ao ICEI.
- O Oficial de Procurement trabalhará sob orientação da Administradora Nacional, desempenhando um papel fundamental na garantia de integridade, justiça e abertura dos processos de aquisição, bem como na adesão a políticas, procedimentos e controles internos da organização, assim como dos respectivos doadores.
- A principal responsabilidade associada a esta posição consiste em apoiar na planificação e na aquisição/contratação de bens e serviços. O Oficial de Procurement será responsável por garantir que toda a documentação relacionada com os processos de aquisição esteja completa e corresponda aos critérios e requisitos definidos para os mesmos.
Responsabilidades
- Coordenar as actividades do Sector de Aquisições, no ICEI;
- Preparar e manter o plano de aquisições dos projetos, obter as aprovações relevantes e necessárias em tempo útil e supervisionar a execução desses planos;
- Assegurar a publicação atempada dos concursos públicos, fornecer informações aos potenciais concorrentes (fornecedores e consultores), em observância aos princípios de economia, eficiência, transparência e uma concorrência fiável.
- Coordenar com as áreas específicas para elaboração das especificações técnicas para aquisição de bens e serviços, assim como para elaboração dos termos de referência para contratação de consultores;
- Elaborar Documentos de Concursos (usando formatos e procedimentos internos assim como respeitando as regras dos doadores), cartas-convite para concursos, relatórios de avaliação, contratos, e outros documentos necessários para implementação das actividades de aquisições dos projectos;
- Facilitar a distribuição adequada dos bens adquiridos, a instalação e a utilização dos equipamentos e outros bens adquiridos, bem como a manutenção de um inventário desses mesmos equipamentos;
- Assegurar que todos os equipamentos e outros bens e serviços adquiridos no âmbito dos projetos satisfazem as condições dos contratos antes de se efetuar o pagamento;
- Assegurar que as informações de suporte aos processos de aquisições sejam bem coordenadas com outras informações de planificação dos projetos, nomeadamente, orçamento e outras informações financeiras dos projetos;
- Fazer a revisão periódica dos procedimentos internos para aquisições do ICEI;
- Receber as propostas dos concursos, participar da abertura, elaborar actas de abertura;
- Organizar e Participar nas sessões de avaliação das propostas dos concorrentes como relator e assistente técnico das comissões de avaliação (Júri), solicitar esclarecimentos aos concorrentes, preparar o relatório de avaliação e submeter à Administradora do ICEI para aprovação final;
- Identificar potenciais fornecedores e manter uma base de dados actualizada de fornecedores com o apoio do staff relevante a nível provincial;
- Realizar e/ou supervisionar estudos e análises de mercado para identificar fornecedores adequados para os processos de aquisição;
- Verificar as condições de validade dos documentos de concurso, nomeadamente as provisões sobre a garantia de boa execução, prazos de entrega, cronograma de trabalhos/entrega, indicadores de qualidade, antes da assinatura do contrato;
- Estabelecer a monitoria do plano de aquisições bem como do desempenho das Entidades Contratadas.
- Estabelecer e manter relações sólidas com os fornecedores; avaliar regularmente o desempenho e a competência dos fornecedores
- Estabelecer um sistema de arquivo dos processos físicos, assegurando que todos os documentos relacionados estão incluídos nos arquivos correspondentes. Por outro lado, assegurar o seu constante armazenamento virtual no Onedrive;
- Coordenar e manter um constante fluxo de comunicação entre todas as partes envolvidas nos processos de aquisição;
- Executar quaisquer outras tarefas que lhe sejam razoavelmente atribuídas.
Políticas e Procedimentos
- Garantir integridade, justiça, precisão e abertura nos processos de aquisição;
- Garantir que as políticas e procedimentos do ICEI sejam seguidos e aplicados, assim como as regras dos financiadores dos projectos;
- Ajudar o staff e parceiros a se familiarizarem e compreenderem as políticas e procedimentos do ICEI, relacionados aos processos de aquisição, realizando formações ou outros métodos, conforme necessário;
- Manter actualizados os registos e arquivos físicos e electrónicos de compras.
Requisitos
- Possuir grau de licenciatura ou mestrado em Administração de Empresas, Logística, Economia ou outra área relevante;
- Mínimo 5 anos de experiência relevante comprovada na área de procurement;
- Boa compreensão e experiência profissional anterior na preparação de especificações técnicas, documentos de concurso, cadernos de encargos e pedidos de propostas;
- Possuir experiência comprovada de trabalho em ONGs e cooperação internacional, nomeadamente experiência de trabalho com projectos financiados pela UE, AICS, entre outros;
- Conhecimentos sólidos a nível de procedimentos e sistemas de aquisição;
- Competência na utilização dos regulamentos locais relativos a aquisições e requisitos aduaneiros;
- Capacidade de responder de forma eficaz às demandas e consultas, respeitando os deadlines estabelecidos;
- Capacidade de gerenciar e priorizar vários concursos em simultâneo;
- Domínio da língua portuguesa e conhecimentos da língua inglesa e, das línguas locais será uma vantagem;
- Elevada proficiência no pacote MS Office (Word, Excel, PowerPoint, internet, OneDrive, etc.);
- Carta de condução de viaturas ligeiras e/ou de motorizadas constituirá uma vantagem.
- Ser dinâmico, autónomo, responsável e comprometido com a missão do projeto;
- Capacidade de trabalhar de forma independente e com foco nos resultados;
- Boas habilidades de planejamento, organização, comunicação, mediação, e gerenciamento de conflitos;
- Capacidade de colaborar e manter boas relações entre ICEI, instituições, comunidades locais e parceiros.
Candidatura
Envie um email para [email protected] indicando no assunto “Oficial de Procurement_Moz”, com os seguintes documentos:
- Carta de Apresentação (máximo 1 página);
- Curriculum Vitae (máximo 3 páginas);
- Certificado de Habilitações Literárias;
- Cópia de Bilhete de Identidade;
- 3 referências contactáveis.
Data limite de candidatura: até 30 de Setembro de 2023.
Notas:
- O CV ou a carta de apresentação devem incluir os detalhes de 3 contactos para referências (Nome, título/posição, número de telefone e e-mail).
- As candidaturas incompletas não serão consideradas.
- As candidaturas recebidas fora do prazo de validade indicado, não serão consideradas.
- Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados.
