A ADPP Moçambique está a recrutar (1) Administrador

A ADPP Moçambique está a recrutar um (1) Administrador/a para Zambézia.

Objectivo do cargo:

A ADPP Moçambique (Associação de Ajuda de Desenvolvimento de Povo para Povo), pretende recrutar um/a candidato/a com experiência comprovada para exercer as funções de Administrador/a no Projecto SUPPORT TEACHERS IN CRISIS CONTEXTS, baseado na Província de Zambézia.

Sobre a ADPP:

A ADPP Moçambique é uma associação não-governamental moçambicana criada em 1982, que trabalha nas áreas de educação de qualidade, saúde, bem-estar, ambiente, agricultura sustentável e venda de roupa usada. No centro da missão da ADPP está a promoção do desenvolvimento social e económico das pessoas mais vulneráveis da sociedade, com especial atenção às crianças, órfãos, mulheres e raparigas. Todos os programas da ADPP utilizam uma abordagem holística e inclusiva que coloca as pessoas no centro do seu próprio desenvolvimento.

Para mais informações sobre o trabalho e programas da ADPP, consulte o site da ADPP e o Facebook e leia o nosso último relatório anual.

Sobre o Projecto:

O projeto visa apoiar os professores em áreas afectadas por crises e desastres naturais, fortalecendo a sua capacidade profissional e promovendo o bem-estar em contextos de emergência. Aprovado para ser implementado em três distritos da província de Zambézia, o projeto foca-se em fortalecer as instituições educativas e apoiar os professores, especialmente aqueles em áreas de alto risco, para melhorar a qualidade do ensino durante crises.

As tarefas do Administrador/a incluem, mas não estão limitadas a:

Recursos Humanos:

O projecto têm o nr. de pessoal que corresponde com as necessidades do projeto;
O pessoal do projecto esta organizado e corresponde com as exigências das suas posições;
Todos os trabalhadores do projeto têm processos individuais e estão devidamente preenchidos e com toda a documentação exigida;
Todos os acontecimentos em volta de cada trabalhador estão registados nos respetivos processos individuais (férias, processos disciplinares, transferências, Contrato, mudanças de categorias, entre outros;
Controlar os contratos de trabalhadores se estão dentro dos parâmetros, em colaboração Jurídico para seu conselho;
Garantir que o projecto tém um livro de ponto onde todos os trabalhadores assinam e cada fim do mês elabora-se uma efetividade e usa se esta efetividade como instrumento de elaboração de folhas de salários dos trabalhadores.
A tarefa é de estar sempre atualizado sobre os novos regulamentos e leis;
Que os salários e impostos sejam pagos a tempo (INSS, IRPS, etc.), o mais tardar até dia 10 do mês;
Que todos os trabalhadores têm seguros de Acidente de Trabalho e pago dentro de prazo;
O plano anual de ferias esteja elaborado e divulgado a todos os trabalhadores;
Todos os casos ou litígios são de conhecimento de Departamento. Jurídico de ADPP e nada esta fora do prazo;
O projeto não tem nenhum pendente por parte de Recursos Humanos;
Avaliar juntos com a liderança o desempenho de cada trabalhador.

Contabilidade:

Responder por toda contabilidade do projeto dentro dos sistemas já estabelecidos – (controlo e contagem de caixa, fecho semanal de caixa, de lembrar que a idade máxima de vale no caixa é de 1 semana e que se recomenda o uso do carimbo “CONFERIDO” no sistema de compras efetuadas);
Indicar na requisição de fundos o código da linha orçamental a ser usada na despesa a efectuar;
Assegurar o cumprimento do manual de procedimentos de caixa;
Controlar as linhas orçamentais para permitir que não se ultrapasse os limites previstos no Orçamento do projeto;
O Administrador deve diariamente fazer as reconciliações bancárias e verificar a qualidade de documentos de suporte das transações do projeto;
Os suportes devem reunir maior evidência da realização da despesa ou actividade;
Garantir a boa qualidade de documentos, através de controle antes de se enviar para Director do programa para fazer o último controlo e assinar, de acordo com o anexo 1
Garantir que nenhum valor deve ser usado sem que tenha sido requisitado e autorizado pelo Director do Projecto ou M&A ainda Administrador, este último quando os dois primeiros não estiverem no projeto.
Validar os recibos antes de enviar a contabilidade (rubricar o recibo, para evitar que o mesmo recibo seja usado mais de que uma só vez;
Assegurar que os documentos financeiros sejam enviados para contabilidade de Maputo em cada segunda semana (2ª semana).

Finanças:

Preparar o Orçamento anual envolvendo as partes necessárias;
A tarefa é economizar o orçamento do projeto em coordenação com o Director do Projecto “value for Money”;
Garantir que as compras ou pagamentos acima de 3.000,00mts sejam feitas por meio de cheque e que o mesmo seja emitido a favor do estabelecimento comercial fornecedor do bem ou serviço;
Assegurar o Cash flow (Fluxo de dinheiro) e pagamentos no projeto;
A tarefa é garantir que a contabilidade esta em dia e o banco e caixa reconciliam semanalmente ou através de folha de caixa e garantir o envio para o Gabinete de Economia e Administração;
A tarefa é controlar o valor físico no projeto e no banco;
Todos os documentos estão de acordo com as exigências concordadas e estão arquivados de acordo com os sistemas;
Elaborar o status mensal de acordo com a contabilidade ou com base nas entradas e despesas do projeto;
Preparar trimestralmente para Auditoria Interna e Externa anualmente;
Assegurar que o livro de cheques é 100% da responsabilidade do caixa do projecto, e sob supervisão do administrador;
Os levantamentos de valores no banco sejam da responsabilidade de Caixa;
Que os pagamentos de fundos para as diversas despesas sejam da responsabilidade de caixa, sub supervisão do administrador;
O resumo de caixa e o respetivo fecho seja semanal;
A caixa não deve fazer compras do projeto;
O administrador confere toda as compras do projeto;
Assegurar que não existe na caixa vales com mais de 7 dias;
Elaboração de Cash Flow junto com o Director do Projecto usando o Orçamento aprovado;
Assegurar que as despesas do projeto estão dentro do Cash Flow já elaborado e enviado ao Gabinete de Economia e Administração;
Garantir o envio de Monthly Status até ao dia 15 do mês seguinte para o Gabinete de Economia e Administração.

Aprovisionamento:

Ter o controle de equipamento do projecto, e garantir que não haja rotura de materiais de uso diário indispensável às atividades do projecto;
Atualizar o inventário do projecto sempre que haver novas aquisições ou danos;
Ter sempre o mapa de inventário com detalhes em dia, isto e, estar sempre actualizado e pronto para qualquer pedido (Auditoria, etc.).

Transportes:

Estabelecer um sistema de uso e controlo de veículos, motorizados e bicicletas do projeto, para assegurar que o uso seja legal;
Elaborar um regulamento sobre a utilização dos veículos (em serviço ou fora deste);
Garantir que os veículos dos projectos estejam estacionados na sede do projecto, para garantir qualquer socorro em caso de emergências dentro do projecto, para além de ser propriedade do projeto;
Estabelecer o sistema de controlo e uso de combustível de viaturas através de quilometragem;
Garantir que os carros vão sempre a revisão quando atingem a quilometragem estabelecido;
As manutenções das viaturas devem ser feitas nas oficinas oficiais.

Seguros:

Garantir e controlar que todos Veículos do projeto têm seguros e estejam em dia;
Assegurar que todos os bens do projeto estão protegidos e assegurados;
A tarefa e fazer bons sistemas de modo a conservar os bens do projeto para que nada desapareça.

Procurement:

Assegurar que todo processo descrito no manual de compras estão a ser seguidos em detalhes,
Todo o tipo de compra foi verificado pelo gabinete de compras e autorizado pelo gabinete de NPT (Grant Administrador)
Todas compras acima de 500 usd obedecem o processo de 3 cotações e a seleção do fornecedor é consensual;
Nenhum processo de compras é feito sem que primeiro haja pedido de compras que seja devidamente autorizado pelo gabinete descrito na alínea b.

Requisitos:

Ensino Médio em Contabilidade, Finanças ou Administração (Licenciatura será vantagem);
Três (3) anos de experiência em Administração em ONGs;
Conhecimento intermédio da Gestão de Estoques;
Conhecimento intermédio de Procurement e procedimentos de compras;
Conhecimentos intermédio em gestão de recursos humanos ou direito
Habilidades em informática na óptica de utilizador;
Ser residente em Nampula é uma vantagem.

Data de início:

Imediatamente.