O CESC está a recrutar (1) Assistente Administrativo & Financeiro

No âmbito da implementação de Programas e Projectos, o CESC pretende recrutar um (1) Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) para Província de Cabo Delgado.

Sobre a organização:

O CESC – Centro de Aprendizagem e Capacitação da Sociedade Civil é uma organização moçambicana, sem fins lucrativos, que tem como missão Fortalecer a capacidade de participação activa do cidadão e das Organizações da Sociedade Civil nos processos de desenvolvimento socioeconómico e político, investindo na promoção de ferramentas e facilitação de engajamento cívico, na partilha de aprendizagem, monitoria e advocacia em prol de políticas e serviços públicos que respondem as necessidades dos cidadãos.

No âmbito da implementação de Programas e Projectos, o CESC pretende recrutar 1 (Um) Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) para Província de Cabo Delgado.

Missão:

O/A Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) tem a missão de prestar assistência na gestão administrativa e financeira para o bom funcionamento dos escritórios e das operações do dia a dia dos Programas/Projectos por meio da requisição, distribuição e controlo dos materiais, equipamentos e consumíveis de escritório e sua manutenção. A missão do Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) inclui apoiar na logística, gestão de expediente, organização de eventos, recepção de visitas e zelar pelo ambiente e condições seguras e saudáveis das instalações do CESC.

Responsabilidades:

O/A Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) será responsável pelas seguintes tarefas:

Proceder com a recepção e tramitação de correspondência;
Realizar serviços de expediente junto de entidades externas (entrega de documentos, equipamentos, realização de pagamentos entre outros);
Proceder com recepção e o envio de cargas, materiais e equipamentos não acompanhadas, conferindo o material vs guia de entrega;
Prestar apoio com os actividades de Compras e Logística, fazendo seguimento com fornecedores quando necessário;
Organizar processos de viagens, Perdiem, acomodação e recolha no aeroporto dos colaboradores e outras visitas de trabalho e efectuar dos devidos justificativo das despesas sempre que necessário;
Prestar apoio na organização de treinamentos internos e externos, alocando os recursos e materiais necessários incluindo o transporte, catering e outros.
Apoiar na verificação de amostra de material adjudicado;
Realizar o levantamento de necessidade, requisições, pagamentos de diversos materiais e equipamentos de escritório, bens e serviços administrativos e programáticos para que a operação do dia a dia da ocorra sem problemas.
Proceder com a distribuição dos materiais e consumíveis de escritório, registando as entradas e saídas desses materiais no mapa de controlo.
Realizar o controlo de stock de consumíveis e diversos materiais e equipamentos de escritório e solicitar sua reposição em tempo útil.
Prestar suporte na realização de reuniões e eventos internos e externos, elaborando as actas de reuniões sempre que necessário.
Manter o registo e inventario actualizado de diversos materiais e equipamentos de escritório, veículos e outros activos em coordenação com administração e finanças.
Organizar induções e informações referentes aos colaboradores, bem como a recolha, verificação e envio em tempo útil dos timesheets da província ao responsável pela Administração e Recursos Humanos.
Realizar a gestão da frota auto e manutenção periódica bem como renovação de seguro, manifesto, inspecção, taxa de rádio, sistema de controlo e segurança do veículo, manutenção dos extintores, taxas de letreiro;
Submeter o plano mensal das actividades conforme os prazos definidos, incluindo o respectivo checklist.
Efectuar o envio de documentos financeiros e contabilísticos originais obrigatórios dos processos submetidos numa base mensal.
Recolher, organizar e enviar Facturas/Recibos/Guias de Remessa/ VD/ Lista de Presença e Participação/ Contratos.
Partilhar as Facturas e Recibos relacionados a assistência medica dos colaboradores conforme os prazos definidos.
Verificar, organizar e arquivar documentos e informações dos processos administrativos e financeiros dos programas/projectos e administrativos.
Organizar e manter actualizado arquivos e documentação física e electrónica administrativa e financeira e outras relevantes em conformidade.
Apoiar na preparação de relatórios regulares das actividades administrativas e financeiras, incluindo análises de gastos de escritório e recomendações para melhorias.
Auxiliar na auditoria interna e externa, preparando e fornecendo a documentação necessária.
Prestar suporte e comunicar-se de maneira eficaz com outras áreas administrativas e programáticas da organização para alinhar prioridades e necessidades de administrativas e financeiras.
Realizar outras funções relacionadas ao cargo e indicadas pelo supervisor(a).

Requisitos:

Habilitações Académicas:

Nível Técnico Profissional / Licenciatura em Gestão, Administração, Contabilidade, Recursos Humanos ou áreas afins.

Conhecimentos Técnico-Profissionais:

Conhecimentos de Operações Administrativas & Financeiras;
Conhecimentos de gestão de escritórios e logística.
Conhecimentos das normas administrativas e financeiras.
Conhecimento do estado de desenvolvimento e do contexto social do País em geral;
Bons conhecimentos de ferramentas informáticas (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc).
Experiência na utilização de software de contabilidade em especial PHC.
Domínio da língua portuguesa, bem como as línguas locais das zonas de influência do programa e inglês básico.

Competências de Gestão e Comportamentais:

O (A) Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) deverá possuir as seguintes competências Comportamentais:

Integridade e Transparência.
Boa capacidade de comunicação, capaz de comunicar conceitos complexos de forma clara e concisa aos gestores e coordenadores, e outros.
Orientação para resultados planeados;
Criativo e com flexibilidade de adaptação a mudanças;
Relacionamento Interpessoal;
Resiliência, Inovação e Aprendizagem continua;
Observância de Normas e Procedimentos.

Tempo de Experiência:

A função requer uma experiência profissional mínima de 2 anos em funções similares e de preferência em organizações não governamental ou sem fins lucrativos.

Expectativa Salarial:

O(A) candidato(a) deve identificar o intervalo de expectativa salarial.