No âmbito da implementação de Programas e Projectos, o CESC pretende recrutar um (1) Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) para Província de Cabo Delgado.
Sobre a organização:
O CESC – Centro de Aprendizagem e Capacitação da Sociedade Civil é uma organização moçambicana, sem fins lucrativos, que tem como missão Fortalecer a capacidade de participação activa do cidadão e das Organizações da Sociedade Civil nos processos de desenvolvimento socioeconómico e político, investindo na promoção de ferramentas e facilitação de engajamento cívico, na partilha de aprendizagem, monitoria e advocacia em prol de políticas e serviços públicos que respondem as necessidades dos cidadãos.
No âmbito da implementação de Programas e Projectos, o CESC pretende recrutar 1 (Um) Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) para Província de Cabo Delgado.
Missão:
O/A Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) tem a missão de prestar assistência na gestão administrativa e financeira para o bom funcionamento dos escritórios e das operações do dia a dia dos Programas/Projectos por meio da requisição, distribuição e controlo dos materiais, equipamentos e consumíveis de escritório e sua manutenção. A missão do Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) inclui apoiar na logística, gestão de expediente, organização de eventos, recepção de visitas e zelar pelo ambiente e condições seguras e saudáveis das instalações do CESC.
Responsabilidades:
O/A Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) será responsável pelas seguintes tarefas:
- Proceder com a recepção e tramitação de correspondência;
- Realizar serviços de expediente junto de entidades externas (entrega de documentos, equipamentos, realização de pagamentos entre outros);
- Proceder com recepção e o envio de cargas, materiais e equipamentos não acompanhadas, conferindo o material vs guia de entrega;
- Prestar apoio com os actividades de Compras e Logística, fazendo seguimento com fornecedores quando necessário;
- Organizar processos de viagens, Perdiem, acomodação e recolha no aeroporto dos colaboradores e outras visitas de trabalho e efectuar dos devidos justificativo das despesas sempre que necessário;
- Prestar apoio na organização de treinamentos internos e externos, alocando os recursos e materiais necessários incluindo o transporte, catering e outros.
- Apoiar na verificação de amostra de material adjudicado;
- Realizar o levantamento de necessidade, requisições, pagamentos de diversos materiais e equipamentos de escritório, bens e serviços administrativos e programáticos para que a operação do dia a dia da ocorra sem problemas.
- Proceder com a distribuição dos materiais e consumíveis de escritório, registando as entradas e saídas desses materiais no mapa de controlo.
- Realizar o controlo de stock de consumíveis e diversos materiais e equipamentos de escritório e solicitar sua reposição em tempo útil.
- Prestar suporte na realização de reuniões e eventos internos e externos, elaborando as actas de reuniões sempre que necessário.
- Manter o registo e inventario actualizado de diversos materiais e equipamentos de escritório, veículos e outros activos em coordenação com administração e finanças.
- Organizar induções e informações referentes aos colaboradores, bem como a recolha, verificação e envio em tempo útil dos timesheets da província ao responsável pela Administração e Recursos Humanos.
- Realizar a gestão da frota auto e manutenção periódica bem como renovação de seguro, manifesto, inspecção, taxa de rádio, sistema de controlo e segurança do veículo, manutenção dos extintores, taxas de letreiro;
- Submeter o plano mensal das actividades conforme os prazos definidos, incluindo o respectivo checklist.
- Efectuar o envio de documentos financeiros e contabilísticos originais obrigatórios dos processos submetidos numa base mensal.
- Recolher, organizar e enviar Facturas/Recibos/Guias de Remessa/ VD/ Lista de Presença e Participação/ Contratos.
- Partilhar as Facturas e Recibos relacionados a assistência medica dos colaboradores conforme os prazos definidos.
- Verificar, organizar e arquivar documentos e informações dos processos administrativos e financeiros dos programas/projectos e administrativos.
- Organizar e manter actualizado arquivos e documentação física e electrónica administrativa e financeira e outras relevantes em conformidade.
- Apoiar na preparação de relatórios regulares das actividades administrativas e financeiras, incluindo análises de gastos de escritório e recomendações para melhorias.
- Auxiliar na auditoria interna e externa, preparando e fornecendo a documentação necessária.
- Prestar suporte e comunicar-se de maneira eficaz com outras áreas administrativas e programáticas da organização para alinhar prioridades e necessidades de administrativas e financeiras.
- Realizar outras funções relacionadas ao cargo e indicadas pelo supervisor(a).
Requisitos:
Habilitações Académicas:
Nível Técnico Profissional / Licenciatura em Gestão, Administração, Contabilidade, Recursos Humanos ou áreas afins.
Conhecimentos Técnico-Profissionais:
- Conhecimentos de Operações Administrativas & Financeiras;
- Conhecimentos de gestão de escritórios e logística.
- Conhecimentos das normas administrativas e financeiras.
- Conhecimento do estado de desenvolvimento e do contexto social do País em geral;
- Bons conhecimentos de ferramentas informáticas (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc).
- Experiência na utilização de software de contabilidade em especial PHC.
- Domínio da língua portuguesa, bem como as línguas locais das zonas de influência do programa e inglês básico.
Competências de Gestão e Comportamentais:
O (A) Assistente Administrativo(a) & Financeiro(a) deverá possuir as seguintes competências Comportamentais:
- Integridade e Transparência.
- Boa capacidade de comunicação, capaz de comunicar conceitos complexos de forma clara e concisa aos gestores e coordenadores, e outros.
- Orientação para resultados planeados;
- Criativo e com flexibilidade de adaptação a mudanças;
- Relacionamento Interpessoal;
- Resiliência, Inovação e Aprendizagem continua;
- Observância de Normas e Procedimentos.
Tempo de Experiência:
A função requer uma experiência profissional mínima de 2 anos em funções similares e de preferência em organizações não governamental ou sem fins lucrativos.
Expectativa Salarial:
O(A) candidato(a) deve identificar o intervalo de expectativa salarial.
Candidatura:
- CV actualizado em português (incluindo referências);
- Carta de Motivação da candidatura;
- Cópia do Certificado de Habilitações.
DATA LIMITE DE CANDIDATURA: até o dia 02 de março de 2025
Nota: serão seleccionados preferencialmente os candidatos residentes em Niassa.
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