A Food for the Hungry (FH) está recrutar uma (1) Secretária Administrativa

A Food for the Hungry (FH) está recrutar uma (1) Secretária Administrativa para Maputo.

Responsabilidades:

Funções administrativas:

Gerir as comunicações do escritório, incluindo e-mails, chamadas telefónicas e correspondência escrita, garantindo uma resposta eficiente e oportuna;
Organizar e manter o sistema de arquivo do escritório, tanto físico quanto digital, assegurando o fácil acesso e a integridade de documentos e registos importantes;
Preparar e distribuir as agendas de reuniões, redigir atas e acompanhar os pontos de ação acordados nas sessões;
Apoiar na elaboração de relatórios, apresentações e demais documentos destinados às partes interessadas internas e externas;
Garantir a coordenação eficaz e pontual de compromissos, agendamento de reuniões e a gestão de calendários dos colaboradores de nível sênior;
Monitorar e realizar a reposição de materiais de escritório, assegurando que os níveis de inventário sejam mantidos e os recursos sejam repostos conforme necessário;
Contribuir no processo de integração de novos colaboradores, voluntários ou estagiários, incluindo a organização do espaço de trabalho e a disponibilização de materiais adequados;
Atender aos pedidos administrativos e responder às solicitações da direção, equipe ou parceiros de forma eficiente e organizada.

Coordenação logística:

Organizar os preparativos de viagem (voos, transporte, alojamento) para colaboradores, voluntários ou convidados, garantindo uma viagem tranquila e eficiente para fins relacionados ao trabalho;
Coordenar a logística de workshops, programas de formação, conferências e outros eventos promovidos pela FH, incluindo a gestão de locais, catering e equipamentos necessários.
Atuar como ponto de contato principal com fornecedores e prestadores de serviços, assegurando a entrega pontual e correta de todos os serviços logísticos.
Supervisionar e apoiar a coordenação de visitas de campo, garantindo que todos os recursos necessários (transporte, materiais, entre outros) sejam organizados com antecedência.
Contribuir na organização de eventos locais e internacionais, incluindo a preparação de materiais, o contato com palestrantes e a coordenação das atividades durante o evento.

Reception Duties:

Cumprimentar e orientar os visitantes, garantindo um ambiente acolhedor e profissional em todos os momentos.
Atender e redirecionar chamadas telefónicas para os departamentos ou colaboradores apropriados, assegurando uma comunicação eficiente.
Responder aos pedidos de informação de públicos diversos, como parceiros e doadores, fornecendo detalhes precisos sobre o trabalho e os serviços da FH.
Gerir a receção e distribuição da correspondência de entrada e saída, garantindo que todos os documentos sejam processados de maneira eficiente e tempestiva.
Manter a área de recepção limpa, organizada e bem equipada, assegurando a disponibilidade de materiais informativos (brochuras, cartões de visita, etc.) para os visitantes.
Oferecer suporte em reuniões virtuais, garantindo a instalação adequada da tecnologia e assegurando uma conexão estável e sem interrupções para todos os participantes.

Suporte ao Escritório:

Garantir que o ambiente do escritório esteja sempre limpo, seguro e organizado, promovendo uma atmosfera propícia à produtividade e bem-estar da equipa.
Auxiliar no planejamento e na coordenação de atividades de formação de equipas, eventos para o pessoal e outras iniciativas relacionadas ao ambiente de trabalho.
Desempenhar outras funções ou projetos adicionais solicitados pela direção, com o objetivo de apoiar e fortalecer as metas da Organizacao.

Especificações do Nível de Trabalho:

Relacionamento pessoal vibrante com Jesus Cristo .
Excelentes habilidades de comunicação (escrita/oral) e interpessoais com forte orientação para o serviço e capacidade de comunicar eficazmente com vários públicos
Fortes habilidades de facilitação, organização e resolução de problemas
Capacidade comprovada de analisar criticamente diversas informações e fazer inferências sólidas
Proficiência em MS Office e familiaridade com sistemas baseados na web, como Google Drive.

Requisitos:

A FH está a procurar um(a) Secretária Administrativa que será responsável por fornecer suporte administrativo, logístico e de recepção abrangente para garantir o bom funcionamento das operações no Escritório, e:

Um relacionamento pessoal profundo com Jesus Cristo, um compromisso cristão genuíno de servir aos mais necessitados e plena adesão aos princípios cristãos defendidos pela FH.
Ensino Médio Completo (preferencialmente Técnico ou Superior em Administração, Secretariado, Gestão ou áreas correlatas).
Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente em ONGs ou instituições do terceiro setor
Experiência em trabalhar com ONGs é uma vantagem.
Proficiência em Português e Inglês e falado e escrito.

Experiência com ODK e/ou PowerBI a plus:

Possuir habilidades analíticas e de resolução de problemas
Compromisso com a responsabilização e transparência com os beneficiários, demonstrando dignidade e respeito, e demonstrando escuta e compreensão

Experiência:

Experiência anterior em funções administrativas, preferencialmente em ONGs ou instituições do terceiro setor
Experiência em trabalhar com ONGs é uma vantagem.

Educação/Certificações

Ensino Médio Completo (preferencialmente Técnico ou Superior em Administração, Secretariado, Gestão ou áreas correlatas).

Língua:

Proficiência em Inglês e Português falado e escrito.

Política de salvaguarda:

A FH se esforça para fornecer um ambiente livre de exploração, abuso e assédio sexual em todos os lugares onde programas de assistência e desenvolvimento são implementados. A FH mantém uma política de tolerância zero contra exploração, abuso e assédio sexual. A FH espera que os seus colaboradores mantenham altos padrões éticos, protejam a integridade e a reputação organizacional e garantam que o trabalho da FH seja realizado de forma honesta e justa, em alinhamento com o pulçar da FH e as políticas de salvaguarda e associadas. Violações das políticas declaradas estarão sujeitas a ações correctivas até e incluindo a rescisão do contrato de trabalho.