A Ayuda en Acción está a recrutar (1) Assistente de Administração Geral

A Ayuda en Acción está a recrutar um (1) Assistente de Administração Geral para Palma.

Objectivos da posição

Apoiar o funcionamento diário da delegação de Ayuda en Acción em Pemba através de tarefas administrativas, de suporte logístico e organização interna. O/A assistente garantirá a fluidez das operações básicas, colaborando com diferentes áreas (administração, RH, logística e contabilidade sob coordenação direta da equipa de apoio técnico;).

Principais Responsabilidades

Administração Geral

Apoiar na organização do escritório: materiais, comunicações internas, arquivos e suporte ao staff;
Controlar e organizar os documentos físicos e digitais (contratos, listas de presença, requisições);
Apoiar a coordenação de visitas, formações internas e deslocações de equipas;
Gerir a correspondência e comunicações logísticas básicas da delegação;
Apoio Administrativo Transversal;
Apoiar os departamentos de RH, logística e finanças com tarefas administrativas básicas;
Atualizar bases de dados, listas de controlo e formulários institucionais;
Acompanhar pequenos processos de compras e serviços locais;
Realizar todas as tarefas que lhe forem incumbidas relacionadas a áreas mencionadas;
Garantir que os registos administrativos estão organizados e acessíveis;
Digitalização e Organização de Informação;
Digitalizar e arquivar documentos com rigor;
Utilizar MS Excel, Word e Teams para comunicações internas e partilha de documentos;
Ajudar a preparar relatórios administrativos simples e sumarizar documentos;

Requisitos:

Conhecimento e experiência

Formação técnica ou superior em Administração, Gestão, Contabilidade ou áreas afins.
Domínio avançado do Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) e MS Teams, além de familiaridade com ferramentas digitais de colaboração e gestão de tarefas.
Capacidade de organização excepcional, atenção a detalhes e discrição profissional, garantindo a confidencialidade de informações sensíveis.
Habilidades de comunicação eficaz tanto escrita quanto verbal, facilitando a interação com diferentes departamentos e parceiros externos.
Perfil proativo e resolutivo, com capacidade para lidar com múltiplas tarefas e prazos apertados, mantendo a eficiência operacional.
Facilidade em trabalho em equipe e capacidade de relacionamento interpessoal, promovendo um ambiente colaborativo e produtivo.
Experiência na gestão de arquivos e documentação administrativa, garantindo organização e fácil acesso às informações.
Conhecimento básico de espanhol (compreensão escrita), considerado uma vantagem adicional para interações internacionais.
Noções de procurement e logística são um diferencial, permitindo suporte eficiente em processos administrativos e operacionais.

Línguas

Essencial:

Português : (Profissional Nativo C2);
Inglês: (Intermedio B1);

Mobilidades Geográficas:

Si, disponibilidade para viajar em todo território Nacional e Internacional, as ajuda de custo serão de acordo com os procedimentos da organização;

Outros requisitos:

Disponibilidade para viajar e trabalhar nas zonas rurais;
Nivel alto de ferramentas informáticas: Windows avançado, MS Office e bases de dados.

Aptidões e competências:

Identificação com os objetivos e valores da Ayuda en Acción, demonstrando compromisso com a missão organizacional.
Fortes habilidades analíticas e capacidade de planeamento estratégico, garantindo eficiência na gestão administrativa.
Excelente comunicação e assertividade, facilitando a colaboração entre equipas internas, organizações parceiras e stakeholders institucionais.
Alta competência interpessoal, adaptando-se a diferentes contextos e garantindo interações produtivas e eficazes.
Capacidade de trabalhar sob pressão, mantendo a organização e a qualidade nas entregas.
Forte orientação para resultados, acostumado a gerir indicadores de desempenho e gestão, garantindo melhorias contínuas.
Proatividade, profissionalismo e boas maneiras, garantindo um ambiente colaborativo e positivo.
Facilidade de organização e atenção aos detalhes, essencial para manter a precisão em processos administrativos.