A Ayuda en Acción está a recrutar (1) Assistente de Administração Geral 

A Ayuda en Acción está a recrutar um (1) Assistente de Administração Geral para Pemba.

Objectivos da posição

Apoiar o funcionamento diário da delegação de Ayuda en Acción em Pemba através de tarefas administrativas, de suporte logístico e organização interna. O/A assistente garantirá a fluidez das operações básicas, colaborando com diferentes áreas (administração, RH, logística e contabilidade sob coordenação direta da equipa de apoio técnico;).

Principais Responsabilidades

Administração Geral

• Apoiar na organização do escritório: materiais, comunicações internas, arquivos e suporte ao staff;
• Controlar e organizar os documentos físicos e digitais (contratos, listas de presença, requisições);
• Apoiar a coordenação de visitas, formações internas e deslocações de equipas;
• Gerir a correspondência e comunicações logísticas básicas da delegação;
• Apoio Administrativo Transversal;
• Apoiar os departamentos de RH, logística e finanças com tarefas administrativas básicas;
• Atualizar bases de dados, listas de controlo e formulários institucionais;
• Acompanhar pequenos processos de compras e serviços locais;
• Realizar todas as tarefas que lhe forem incumbidas relacionadas a áreas mencionadas;
• Garantir que os registos administrativos estão organizados e acessíveis;
• Digitalização e Organização de Informação;
• Digitalizar e arquivar documentos com rigor;
• Utilizar MS Excel, Word e Teams para comunicações internas e partilha de documentos;
• Ajudar a preparar relatórios administrativos simples e sumarizar documentos;

Requisitos:

Conhecimento e experiência

• Formação técnica ou superior em Administração, Gestão, Contabilidade ou áreas afins.
• Domínio avançado do Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) e MS Teams, além de familiaridade com ferramentas digitais de colaboração e gestão de tarefas.
• Capacidade de organização excepcional, atenção a detalhes e discrição profissional, garantindo a confidencialidade de informações sensíveis.
• Habilidades de comunicação eficaz tanto escrita quanto verbal, facilitando a interação com diferentes departamentos e parceiros externos.
• Perfil proativo e resolutivo, com capacidade para lidar com múltiplas tarefas e prazos apertados, mantendo a eficiência operacional.
• Facilidade em trabalho em equipe e capacidade de relacionamento interpessoal, promovendo um ambiente colaborativo e produtivo.
• Experiência na gestão de arquivos e documentação administrativa, garantindo organização e fácil acesso às informações.
• Conhecimento básico de espanhol (compreensão escrita), considerado uma vantagem adicional para interações internacionais.
• Noções de procurement e logística são um diferencial, permitindo suporte eficiente em processos administrativos e operacionais.

Línguas

Essencial:

• Português : (Profissional Nativo C2);
• Inglês: (Intermedio B1);

 Mobilidades Geográficas:

• Si, disponibilidade para viajar em todo território Nacional e Internacional, as ajuda de custo serão de acordo com os procedimentos da organização;

Outros requisitos:

• Disponibilidade para viajar e trabalhar nas zonas rurais;
• Nivel alto de ferramentas informáticas: Windows avançado, MS Office e bases de dados.

 Aptidões e competências:

• Identificação com os objetivos e valores da Ayuda en Acción, demonstrando compromisso com a missão organizacional.
• Fortes habilidades analíticas e capacidade de planeamento estratégico, garantindo eficiência na gestão administrativa.
• Excelente comunicação e assertividade, facilitando a colaboração entre equipas internas, organizações parceiras e stakeholders institucionais.
• Alta competência interpessoal, adaptando-se a diferentes contextos e garantindo interações produtivas e eficazes.
• Capacidade de trabalhar sob pressão, mantendo a organização e a qualidade nas entregas.
• Forte orientação para resultados, acostumado a gerir indicadores de desempenho e gestão, garantindo melhorias contínuas.
• Proatividade, profissionalismo e boas maneiras, garantindo um ambiente colaborativo e positivo.
• Facilidade de organização e atenção aos detalhes, essencial para manter a precisão em processos administrativos.

Condições da oferta:

• Incorporação: Imediata
• Tipo de contrato: A Prazo Certo de 6 meses com possibilidade de renovação;
• Centro de Trabalho: Pemba sem alojamento incluido
• Jornada: Completa
• Remuneração: 30.000,00 a 35.000,00 mzn conforme experiência comprovada.

Candidatura:

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