A Bureau Veritas está a recrutar uma (1) Assistente Administrativa

A Bureau Veritas está a recrutar uma (1) Assistente Administrativa para Maputo.

Objetivo do cargo:

Prestação de Serviços de Suporte Administrativo, Financeiro, Comercial, Logístico e de Recursos Humanos.

Responsabilidades:

• Reporte para o Gestor de Meio Ambiente e Higiene Ocupacional
• Dar suporte a equipe técnica na coordenação de actividades, gestão de viagens e acomodação e prestação de contas pós viagem
• Solicitar cotações para fornecimento de materiais de laboratório de água e materiais de higiene ocupacional
• Solicitação e controle de processos de compras, criação e emissão de PO´s
• Preparação de apresentações com indicadores da BU
• Gestão da logística das amostras de água e higiene ocupacional (envio para os laboratórios, recolha dos materiais dos laboratórios
• Elaboração de cotações e propostas técnicas e comerciais para fornecimento de serviços
• Gestão de custos da BU
• Gestão dos custos operacionais bem como monitoramento das despesas por serviço prestado
• Fazer o controle dos ASO´s médicos dos membros da equipe da BU e solicitar a realização de exames médicos quando expirados
• Coordenação administrativa com os clientes aquando da realização de serviços.
• Criação de oportunidades e actualização das mesmas no sistema Sales Force
• Gestão do arquivo físico e eletrónico da BU
• Controle das justificações das despesas de viagem dos colaboradores da BU
• Deveres contabilísticos básicos envolvendo correspondência de encomenda, entrega e papelada de fatura envio de documentos para o Departamento de Finanças
• Desempenhar outras funções relacionadas, conforme necessário.

Outros responsabilidades:

• Responsabilidades Ambientais
• Praticar a colecta selectiva de resíduos nos laboratórios e escritórios
• Eliminar os resíduos de forma responsável
• Reportar de imediato todos os incidentes ambientais à Gestão directa ou ao Gestor de SSMA ou logo que razoavelmente possível
• Utilizar os recursos naturais de forma responsável
• Participar em todos os exercícios de emergência ambiental
• Realizar trabalhos com os requisitos específicos do cliente e aderir às regras do cliente (se aplicável)
• Participar e contribuir para o registo de aspecto e impacto ambiental na BU
• Compreender, implementar e garantir o cumprimento dos requisitos legais de Meio Ambiente plasmados na legislação Moçambicana aplicáveis a BU.

Segurança:

• Conhecer a política e objectivos de segurança da Empresa.
• Estar familiarizado com os requisitos de segurança estabelecidos no manual de segurança da Empresa.
• Notificar e/ou retificar qualquer prática insegura reconhecida por qualquer pessoa.
• Identificar e reportar ao Departamento de QHSE os riscos e perigos associados às tarefas executadas ou no ambiente de trabalho
• Garantir que os equipamentos elétricos portáteis são utilizados e montados de forma a não comprometer a segurança do escritório
• Garantir que os caminhos e acessos sejam mantidos afastados dos obstáculos que restringem o tráfego
• Reportar todos os incidentes e acidentes para a gestão imediatamente e o mais breve possível
• Cuidar da sua própria saúde e segurança enquanto realiza as actividades sob sua responsabilidade
• Realizar trabalhos com os requisitos específicos do cliente e aderir às regras do cliente (se aplicável)
• Participar nos treinamentos de segurança, diálogos de saúde e segurança, Inspecções e caminhadas de segurança bem como no treinamento de emergência
• Participar e contribuir para o registo de riscos e perigos na sua área de actuação
• Compreender, implementar e garantir o cumprimento dos requisitos legais de Higiene, Saúde e Segurança Ocupacional plasmados na legislação Moçambicana aplicáveis a BU
• Manter um elevado padrão de limpeza e organização no ambiente de trabalho bem como aplicação de melhores práticas.

Indicadores de Performance (KPI’s)

• Número de ordens de trabalho alteradas devido ao erro.
• Controle de custos do departamento
• Relatórios de performance da área
• Assiduidade, limpeza e organização
• Ambiente de trabalho seguro

Requisitos:

• Bacharelato ou Licenciatura em Administração, Gestão, Finanças, Marketing e áreas afins
• Avançadas habilidades do MS Office com especial ênfase no MS Excel, Powerpoint, Word e Outlook
• Experiência em processos de compras, pedidos de cotações, facturação de serviços entre outros

Principais Desafios

• Responder aos requisitos a tempo
• Minimizar a repetição e os erros
• Cumprimento dos procedimentos de Qualidade, Saúde e Segurança

Principais Habilidade

• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita com forte capacidade gramatical
• Capacidade de comunicar com colegas, técnico sénior de laboratório e clientes
• Capacidade de operar folhas de cálculo e programas de processamento de palavras a un nível proficiente, incluindo a capacidade de preparar relatório, propostas, políticas e procedimentos
• Relações públicas eficazes e competências de expressão pública
• Capacidade de trabalhar sob pressão com fortes capacidades organizacionais
• Imagem profissional forte

Principais Comportamentos e Competências

• Compromisso com os Valores Fundamentais da Empresa, Código de Ética e “3 Absolutos”;
• Bom envolvimento com pessoas e habilidades interpessoais;
• Gestão de tempo;
• Ser comunicativo;
• Fiabilidade;
• Assertividade;
• Pensamento analítico;
• Altamente organizado e metódico;
• Capacidade de tomar iniciativa própria.

Candidatura:

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