O IESE – Instituto de Estudos Sociais e Económicos, é uma organização moçambicana de pesquisa independente, que tem como vocação principal realizar investigação científica, através dela, produzir conhecimento e capacidade intelectual e alimentar o debate público sobre questões do desenvolvimento económico, social e político de Moçambique, procura um(a) profissional para a posição de Oficial de RH e Administração, baseado(a) em Maputo.
Objetivo do posto
- Sob supervisão do(a) Administrador(a), é responsável pela implementação das políticas de Recursos Humanos da Organização e correta gestão administrativa de todo o pessoal e da organização como um todo;
- Desempenha tarefas administrativas e de procurement, assegurando o bom funcionamento do escritório em todos os aspectos e fornecendo apoio especializado sempre que solicitado.
Responsabilidades
Recursos Humanos
- Apoiar em todas as formalidades na contratação e/ou rescisão de contrato de colaboradores/prestadores de serviços, de acordo com a legislação aplicável;
- Implementar um sistema de arquivo eficiente (físicos e eletrônicos) de todos os documentos administrativos do escritório, garantindo estrita confidencialidade dos arquivos pessoais e outros documentos privados mediante solicitação do Administrador;
- Auxiliar o Administrador e/ou coordenadores de grupos na elaboração do plano anual de férias;
- Apoiar o Administrador na implementação de estratégias de gestão de pessoal, procurando e propondo melhores opções para evitar e/ou resolver possíveis conflitos trabalhistas;
- Garantir a actualização e/ou inclusão do colaboradores e seus dependentes nos seguros fornecidos pela organização (saúde, vida, etc);
Administração
- Garantir o devido funcionamento do escritório, que inclui higiene, manutenção do edifício e equipamentos da organização;
- Verificar e garantir a conformidade das facturas relacionadas com serviços correntes (seguros, renda, luz, água, telefone, segurança, etc), garantindo o devido pagamento em tempo útil;
- Apoiar na organização de eventos / formações / viagens, incluindo processamento de perdiem, reservas de hotel, rent-a-car, compra de bilhetes, obtenção de vistos, seguros de viagem, dando o devido suporte ao pessoal e/ou parceiros em quaisquer aspectos administrativos relacionados;Ponto focal para gestão de activos, garantindo a devida marcação/identificação de todos os activos do escritório (tagging) e auxiliar na verificação física de inventário e estoques;
- Coordenar a recepção e/ou expedição de encomendas, materiais e/ou expedientes/correspondência dando devido suporte ao pessoal e/ou grupo de investigação;
- Responsável pela actualização do plano de actividades mensal (viagens, formações, etc.);
- Quando solicitado, agir como recepcionista, garantido a devida recepção de visitas, filtrando e direcionando chamadas, apoiando na tradução de documentos, elaboração de actas, cartas, correspondência, etc;
Procurement
- Processar pedidos de compra, implementando os procedimentos de compra da organização, garantindo o devido suporte documental e o preenchimento da documentação pertinente, ex. ordens de compra, guias de entrega (contra encomendas), gestão de adiantamentos emitidos, etc.
- Avaliar constantemente o mercado local, buscando produtos e fornecedores que ofereçam o melhor custo-benefício e negociando preços sempre que necessário;
- Apoiar na obtenção de diferentes cotações de fornecedores, aplicando os procedimentos da organização;
- Comunicar aos clientes internos, mantendo-os atualizados sobre o estado de seus pedidos e priorizando a compra e o transporte de acordo com as necessidades;
- Apoiar o Administrador na preparação e/ou revisão dos Termos de Referência para concursos de contratação de serviços necessários a organização;
- Outras actividades conforme solicitado pelo Administrador e/ou Direcção.
Requisitos
- Experiência de pelo menos 3 anos em cargos similares em organizações não governamentais ou de cooperação internacional;
- Ensino Superior Gestão, RH, Administração de Empresas ou Direito desejável, mas não é requisito;
- Fluência em Português e Inglês;
- Conhecimentos avançados de procurement, gestão de activos e de escritórios;
- Conhecimento profundo de Microsoft Office (Excel, Word e Outlook).
Competências
- Capacidade de trabalhar de forma proactiva e sob pressão;
- Capacidade priorizar tarefas e cumprir prazos apertados;
- Humildade e integridade;
- Forte ética, com capacidade para gerir dados confidenciais;
- Mente aberta e autoconfiante.
Candidatura
Os candidatos interessados deverão submeter as suas candidaturas acompanhadas de Carta de Apresentação, CV e Certificado de Habilitações Literárias para [email protected]
Data limite de candidatura: até o dia 19 de Maio de 2023.
