A ADPP Moçambique pretende recrutar um Administrado, para Tete.
Objectivo geral
- O/a Administrador/a do Projecto ADPP – Tsogolo Tsicana terá como responsabilidade, prestar apoio administrativo geral ao projecto assegurar a implementação bem-sucedida das actividades do projecto nos distritos de implementação e vai trabalhar sob supervisão do Líder do Projecto e em estreita colaboração com o Caixa e o Oficial de Logística. Esta posição estará baseada na Cidade de Tete.
Tarefas e Responsabilidades
- Manter registos de documentação do projecto incluindo detalhes dos bens do projecto, detalhes da equipa e contratos de consultoria;
- Manter detalhes relevantes dos pagamentos relacionados ao projecto, suas datas de vencimento e garantir que são executados em tempo certo, de acordo com os contratos relevantes;
- Manter um registo actualizado dos bens fixos do projecto;
- Actualizar periodicamente o inventário dos bens e materiais do projecto, controlar a afectação dos equipamentos aos funcionários do projecto;
- Certificar-se que todos os bens (activos) pertencentes ao projecto são marcados para fins de identificação;
- Assegurar que todos os activos pertencentes ao projecto estão assegurados;
- Participar em encontros relacionados com questões financeiras e execução orçamental do projecto, sempre que for solicitado;
- Assegurar que o edifício arrendado para escritório tenha contratos e garantir o pagamento da renda, impostos, água e energia, de acordo com a periocidade e prazos previstos no acordo;
- Assegurar a disponibilidade de consumíveis nos escritórios;
- Estabelecer um sistema de compra e distribuição dos consumíveis do escritório;
- Controlar o expediente que entra e sai do projecto.
- Elaborar a relação nominal de todo o pessoal do projecto;
- Assegurar que todo o pessoal no projecto tem as suas tarefas e responsabilidades claramente definidas;
- Assegurar que todos os trabalhadores tenham os seus ordenados em tempo útil;
- Em coordenação com o sector de Recursos Humanos, acompanhar todo o processo de pagamento de salários;
- Acautelar-se sobre assuntos de legalidade do pessoal (férias disciplinares, processos individuais, contratos de trabalho, etc.).
- Estabelecer um Plano eficiente do uso da viatura;
- Introduzir o uso do Diário de Bordo (Logbook) para o controlo dos movimentos da viatura;
- Assegurar uma manutenção regular e cuidadosa da viatura e o pagamento de todas as obrigações legais estabelecidas (seguro, inspeção, manifesto, etc.);
- Definir o plano de trabalho do motorista.
- Garantir melhor organização dos eventos realizados pelo projecto (seminários, treinamentos, alojamento, transporte e outros custos afins);
- Coordenar as aquisições de bens e serviços (assegurar tudo que tenha sido pago seja transportado e entregue no local desejado).
- Assegurar que todos os cheques emitidos apresentam justificativos válidos e correctos (Requisição, cópia do cheque, facturas e recibos ou VD, se for o caso);
- Assegurar o envio de todos os justificativos à Contabilidade, até ao dia 10 do mês seguinte.
- Garantir que os resumos e declarações de caixa estão nos processos de contas;
- Conferir as entradas e saídas da caixa, cada semana;
- Fazer a contagem física regular da caixa;
- Garantir boa qualidade da documentação e justificativos enviados à Contabilidade;
- Conhecer o orçamento do projecto, incluindo dos distritos;
- Assegurar que os gastos efectuados estão em consonância com as linhas orçamentais.
- Assegurar que as despesas efectuadas estão alinhadas com o orçamento do projecto e tem a devida autorização;
- Garantir que todas as despesas apresentem justificativos válidos e contabilisticamente aceites;
- Assegurar que os procedimentos financeiros da ADPP estão a ser utilizados de forma adequada;
- Preparar, verificar e organizar mensalmente, com a equipa de terreno, a documentação contabilística e enviar atempadamente para a Sede, juntamente com todos os mapas financeiros relevantes;
- Verificar a qualidade e consistência da documentação enviada pelas equipas do terreno;
- Garantir a correcção ou conclusão de processos insuficientemente ou indevidamente documentados;
- Garantir a correcta codificação das despesas em função das rúbricas orçamentais do projecto;
- Apoiar na preparação dos relatórios mensais de execução orçamental internos e relatórios trimestrais para o financiador;
- Assegurar o controlo dos fluxos financeiros entre a ADPP e o projecto;
- Verificar os processos de procura e aquisição, em função das regras da ADPP e do doador, quer sejam realizadas na Sede ou no terreno;
- Reconciliar as evidências relacionadas ao uso de combustível, nomeadamente as requisições e recibos de abastecimento com os livros de bordo dos veículos;
- Verificar o controlo de pessoal com folhas de salários e ajudar os Recursos Humanos com a verificação dos processos individuais.
Requisitos
- Mínima 12ª classe ou equivalente, formação na área de administração e finanças será uma vantagem;
- Pelo menos cinco anos de experiência em gestão administrativa e/ou financeira de projecto/programa em posições similares;
- Capacidade comprovada de administrar um projecto/programa incluindo a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros;
- Experiência de gestão financeira e controlo orçamental.
- Boa capacidade de relacionamento interpessoal, motivação e comunicação;
- Cuidadoso e atento aos detalhes;
- Capacidade de trabalhar em equipa ou de forma independente sob a direcção do supervisor;
- Criativo/a, proactivo/a e com fortes capacidades de organização e análise;
- Capacidade de estabelecer prioridades e de trabalhar com diferentes equipas;
- Proactivo e com capacidade de trabalhar sob pressão e com múltiplos prazos;
- Competências em Word, Excel, PowerPoint e Internet;
- Boa organização e habilidades de gestão de tempo;
- Disponibilidade imediata.
Candidatura
Os candidatos interessados deverão enviar os seus CV, acompanhados da carta de manifestação de interesse, para o e-mail: [email protected] indicando no assunto do e-mail a posição para a qual se candidata.
Data limite de candidatura: até 21 de Maio de 2023.
